Небольшая ремарка – официально я не проектный менеджер, но, имея талант вляпываться во все, занимаюсь и проектным управлением тоже. Все знания получены на своем разнообразном опыте и набитых шишках.
Началось все с внедрения Адванты в одной компании (я был в стане противников, и у меня от нее до сих пор фантомные боли), потом была Трелло и пробы многих разных решений.
Попробую сразу разделить программы на ИСУП и на таск-трекеры. Отличие вижу в первую очередь в том, что таск-трекер позволяет отследить конкретные задачи и их выполнение, при этом не всегда они будут складывать в единый проект. Управлять большими проектами в нем крайне сложно или невозможно. Примеры: Трелло, Джира, Яндекс-трекер, Кайтен и т.д.
ИСУП направлена именно на управление проектами, тут можно построить и распланировать многостадийные проекты длительностью в несколько лет, связать между собой стадии их выполнения и отслеживать выполнение как всего проекта, так и отдельных задач. В контексте управления проектом встает вопрос детализации задач (насколько крупные/мелкие они должны быть) и расстановки точек мониторинга для проектных менеджеров (ПМ).
Про точки мониторинга. Как завлаб, например, я не вижу смысла в том, чтобы ПМ дергал меня каждый день и спрашивал: «Ну, что там?» Нужны точки через определенные интервалы, привязанные (в идеале) к стадиям выполнения задачи или сроку ее завершения.
Соответственно, на мой взгляд, таск-трекеры хороши для краткосрочного планирования (горизонт примерно до 2 месяцев), небольших команд и примерного одного уровня исполнителей (например, группы или отдела/лаборатории), а ИСУП уже для долгосрочного планирования, связи множества отделов и команд в один проект.
Если будет понятнее, то в своей работе использовал синтез методологий Agile (канбан в основном) и Waterfall.
Эксель. Таблица – она и есть таблица. Очень быстро становится перегруженной и плохо читаемой или не содержит необходимой информации. Планировать распределение задач и хотя бы среднего размера проекты проблематично. Слышал от коллег, что можно его удобно настроить, но у меня не получилось.
Для распределения задач внутри отдела я использовал долгое время Трелло.
Очень удобная канбан-доска. Картинку показать не могу, т.к. засвечу конфиденциальную информацию, но словами опишу организацию пространства доски.
Слева столбец с дашкартами со счетчиками задач каждого сотрудника (и меня в том числе). Удобно видеть в моменте количество проектов/задач на одном человеке, а при открытии карточки видно какие проекты и сроки у него.
Затем столбцы с видами работ и проектами со статусами в них (разработка, валидация, СТКР, стабильность и т.д.). На каждой карточке есть на лицевой стороне сроки, статус поставки МТО, наличие методики, исполнитель, статус самой карточки/задачи (в работе, перенесена, на паузе и т.д.).
Самый правый столбец – карточки выполненных задач.
Плюсы:
Все очень наглядно. Можно беглым взглядом оценить положение дел.
Команде все видно и понятно. Можно в карточки подкреплять документы или ссылки, вести переписку. Я подкреплял НД и методики. Приучив команду заглядывать туда, часть поручений и задач уже не приходится раздавать – ребята сами видят, что им нужно делать.
Можно настроить автоматизацию движения карточек. Например, при смене статуса на «В работе», карточка поднимается вверх.
Просто раскидать задачи в краткосрочной перспективе.
Можно настроить формирование карточек из электронного письма.
Есть множественное назначение задач. На одну задачу можно повесить несколько исполнителей.
Минусы:
Санкции. Атлассиан (разработчики) активно поддерживают санкции, регистрация и первый вход только через VPN. Работать можно без VPN.
Ограничение для команды – не более 10 человек. Для команд больше нужно оплачивать подписку, что в нынешних условиях малореально.
Подходит только для небольших команд и краткосрочного планирования (специфика канбана). Горизонт более 2 месяцев плохо виден.
Связи между задачами устанавливать непросто, возникает путаница.
Находится в облаке на серверах Атлассиан.
Я уперся в численность команды и краткосрочность планирования, поэтому стал искать другие решения.
Jira. Проблемы с санкциями, но ничего – с VPN продрался. Скорость работы меня убила – она еле ворочалась
. Ограничение для команды такое же как у Трелло. Глянул одним глазком, понял, что оно мне не надо и пошел дальше.
Битрикс24.
На работе начальство активно его мне пыталось впарить. Сразу уясняем себе что это CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами; радость продажников) и от того, что туда прикрутили канбан-доску и кривую диаграмму Ганта она ИСУП не стала.
Канбан – малофункционален, плохо нагляден. Кастомизация околонулевая.
Гант – ужасен. Настроек никаких, множественного назначения исполнителей на задачу нет (вроде есть соисполнители), информации минимум, связи создаются перетаскиванием задач (нет графы «Предшественник»), отсутствие работы с подзадачами. Последнее крайне важно. Например, у меня основная задача «Разработка методик», в ней подзадачи «Количка», «Примеси». Подзадачи идут параллельно. У нас возникли проблемы с примесями, и я сдвигаю срок завершения задачи вправо. Что делает Битрикс со сроком основной задачи? Правильно – ничего, хотя нормальная программа должны бы его тоже сдвинуть вправо. Последствия такого планирования, думаю, понятны.
Ресурсного управления нет как класса.
Из плюсов только то, что дешево-сердито и уже есть в компании, остальные отделы пользуются (правда, проекты почему-то ведут в Экселе).
Адванта.
Когда мне с ней приходилось работать, меня еще некоторые вопросы не интересовали, поэтому о них не пишу.
Плюсы:
Это ИСУП. Позволяет управлять огромными проектами, связывать несколько команд вместе.
Отечественная разработка.
Можно развернуть на собственном сервере.
Минусы:
Большая проблема с наглядностью. Очень большая. У меня например большим ярким шрифтом в списке отображалось название стадии проекта и мелким бледным название самого проекта – когда руководишь группой ответственной за конкретную стадию проекта, это очень неудобно и напрягает.
Плохо читаемая и перегруженная диаграмма Ганта.
На каждую задачу можно назначить лишь одного исполнителя.
Нет канбана. Он очень удобен для рядовых исполнителей.
MS Project.
В некоторых вопросах он меня сильно выручил, но при оценке масштабирования и распространения на нескольких пользователей провалился. Речь о standalone версии (однопользовательская).
Плюсы:
Есть удобный, настраиваемый Гант.
Можно вывести все необходимые поля.
Есть оптимизатор ресурсов для отслеживания коллизий.
Есть календарно-сетевой график.
Можно заложить ставки сотрудников, амортизацию оборудования, и программа рассчитает себестоимость. Можно задать бюджет проекта, и программа отследит его освоение.
Можно использовать фильтры и сортировки.
Есть методологически правильное ресурсное управление.
Минусы:
В этой версии пришлось портфельное управление реализовывать через костыли. Делал сборный файл по всем проекты, которые заводил как подпроекты. Как итог: один файл-компилятор+куча мелких файлов с отдельными проектами+файл с ресурсами.
При управлении портфелем проектов страдает читаемость – задач много, проектов много, что сейчас выполняется плохо понятно. Настройки фильтров тут ограничены или я не смог с ними совладать.
Канбана нет. Для исполнителей программа мало пригодна. Мои химики на нее смотрели как на какого-то монстра, пока я им объяснял зачем это и как я ей пользуюсь. Вникать особо не пытались
.Отсутствие правил. Например, нельзя настроить автоматическое скрытие выполненных задач (можно вручную через фильтры сделать).
Отсутствие сетевых и многопользовательских функций – уведомлений, оповещений, распределение ролей и ограничение доступа отсутствуют, возможность многопользовательской работы ограничена (хотя программа работает как Аксесс, а не Эксель).
Отчеты не настраивал, поэтому про них писать не буду.
Возможно, что-то упустил, но пока остановлюсь.
